Você sabe por quanto tempo deve guardar os documentos da sua empresa?
A organização dos documentos é uma das ações mais comuns e que os empresários precisam ter atenção para não terem prejuízos no futuro. Por isso, é importante saber por quanto tempo se deve guardar cada registro.
Cada tipo de documento tem um prazo legal de guarda, que pode variar de 2 a 30 anos.
Tributário:
Prazo: 5 anos
– Imposto de Renda (IR)
– Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
– Programa de Integração Social (PIS)
– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
– Simples Nacional
– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos
– Livros fiscais e contábeis
– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf
– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos
Trabalhista e Previdenciário:
Prazo: 30 anos
– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
– Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)
Prazo: 10 anos
– Folha de pagamento
– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários
Prazo: 5 anos
– Contribuição previdenciária (GPS)
– Contribuição sindical (GRCSU)
– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto
– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
– Relação Anual de Informações Sociais (Rais)
Prazo: 2 anos
– Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio
Prazo: Indeterminado
– Contrato de Trabalho
– Livro ou ficha de registro de empregado
Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.
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